Chit-games.ru

Документы, возникающие в работе организаций, по срокам хранения разделяются на документы временного времени хранения (до 10 лет включительно) (указы по административно-хозяйственным вопросам, основные учетные документы и договора к ним, дорожные листы и т.д.); документы длительного времени хранения (более 10 лет) (собственные дела, технологическая документация и т.д.); документы регулярного (постоянного) хранения (проекты, доклады, распоряжения, решения и другие.). Если вас интересуют услуги по временному хранению документов, рекомендуем обратиться на сайт safe-box.ru.

Классификация бумаг, оперативный поиск и применение информации, описанной в них, вероятны только при отчетливой систематизации бумаг.

Эта публикация посвящена организации работы по временному сбережению бумаг.

Особым классификационным справочником, устанавливающим верное расположение и сбережение бумаг в делах, считается перечень дел. Перечень дел – это универсальный документ: учредитель бумаг, классификатор бумаг и справочник по бумагам. Она сможет помочь разделить разработанные документы в дела, классифицировать и учесть дела, зафиксировать индексы и установить сроки хранения дел.

Перечень дел создана для группы разработанных бумаг в дела, классификации и учета дел, определения сроков хранения и считается базой для составления описей дел регулярного и временного (более 10 лет) хранения, и для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

К слову

Документы временного хранения составляют наиболее важную часть всего документооборота любой организации.

До того как приступить к формированию номенклатуры дел, нужно проанализировать нормативные и методичные документы, функции скелетного подразделения, особенности его делопроизводства, состава и нахождения бумаг, порядок определения сроков их хранения, составления и классификации заголовков дел. Особенное внимание нужно предоставить исследованию бумаг минувших лет, если они есть.

Принципиально

Если размер бумаг в организации добился 5-и миллионов дел (подсчет выполняется на основании окончательных записей в номенклатурах дел организации минувших лет с учетом дел, начатых в 2016 году), то нужно ввести в стандартное расписание обязанность архивиста.

Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Главными требованиями работы архивов организации, утвержденными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (дальше – Главные правила работы архивов организаций).

В соответствии с п. 3.4.4 Главных требований работы архивов организаций отличают 3 вида номенклатур дел: стандартная, ориентировочная и персональная номенклатуры дел точной организации.

Стандартная перечень дел ставит состав дел, насаждаемых в делопроизводстве однородных организаций, и считается нормативным документом.

Ориентировочная перечень дел ставит образцовый состав дел, насаждаемых в делопроизводстве организаций, на которые она идет, с указанием их индексов, и носит необязательный характер.

Персональная перечень дел точной организации – это схематизированный список точных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее скелетного подразделения) в установленном календарном году с указанием сроков хранения, зарегистрированный в поставленном порядке.

Обратите свое внимание

Стандартные и приблизительные номенклатуры дел применяются для составления персональной номенклатуры дел. Перечень дел нескольких структурных отрядов, низведенных в целый документ, составляет консолидированную номенклатуру дел организации.

Перечень дел, обычно, оформляется секретарем или сотрудником, отвечающим за делопроизводство в организации, увязывается с архивом/архивариусом и службой Извлекаю / документоведом, расписывается управляющим подразделения и кажется в службу Извлекаю / документоведу. Контроль за верностью развития дел точного скелетного подразделения остается за обозначенным работником.

Перечень дел организации (консолидированная перечень) регистрируется на совместном бланке организации.